В совершенствовании управления аптекой можно выде­лить следующие основные направления: 1) рационали­зация форм разделения и кооперирования управленче­ского труда; 2) рациональная система документирова­ния; 3) механизация и автоматизация управленческих работ: 4) рациональное использование рабочего време­ни управленческим персоналом; 5) улучшение органи­зации рабочих мест и условий труда работников управ­ления; 6) правильный подбор и расстановка управлен­ческих кадров; 7) совершенствование экономических, организационно-административных методов управления.

Управленческий труд имеет свою специфику. Во-первых, непосредственным предметом труда выступает информация; во-вторых, средствами управленческого труда служат организационная, вычислительная и ком­муникационная техника; в-третьих, управленческий труд является в основном умственным, творческим; в-четвер­тых, труд заведующего играет активизирующую роль и определяет результаты деятельности аптеки, а также социально-экономические условия работников аптеки.

При планировании, регулировании, координации и контроле всей аптечной работы руководитель постоянно принимает решения. Управленческие решения — непо­средственный результат управленческого труда.

При­нятие управленческого решения складывается из по­вторяющихся этапов: сбора и преобразования инфор­мации, подготовки, принятия и реализации решения и контроля за его исполнением. Однако каждый руково­дитель проявляет свою индивидуальность, характерные для него способы действия в управленческом процессе, определяющие его стиль руководства.

Этот стиль выра­батывается в общении с подчиненными, под влиянием всего трудового коллектива. Авторитарный стиль руко­водства основывается на жестком, беспрекословном подчинении всех работников воле заведующего. Демокра­тический стиль предусматривает опору на мнение кол­лектива, привлечение рядовых работников к разработ­ке управленческих решений.

Являясь воспитателем коллектива, руководитель должен уметь правильно воздействовать на личность ра­ботника, чтобы это воздействие способствовало форми­рованию у последнего сознатель­ности, побуждало творчески относиться к труду, при­нимать активное участие в общественной жизни.

Особо важное значение имеют искусство руководить, опираясь на коллектив, способность выяснять мнение подчинен­ных, мнение общественных организаций. Чтобы руко­водить коллективом, проводить идейно-воспитательную работу, необходимо изучить интересы, склонности, взаи­моотношения его членов. Сбор этой информации может производиться с помощью методов социальной психоло­гии: собеседования, анкетирования, изучения документов, наблюдения.

Рациональному разделению и кооперации труда между работниками управления способствует разработ­ка четко сформулированных должностных инструкций. Должностные инструкции разрабатываются на основе положения об определенной должности применительно к конкретным работникам с учетом знаний, опыта, лич­ных и деловых качеств и местной специфики. Разработ­ка должностных инструкций способствует правильному использованию кадров, предотвращает дублирование в работе заведующего аптекой, его заместителей и счетных работников.

Одним из важных условий повышения оператив­ности, оптимальности управления является ликвидация непроизводительных потерь рабочего времени. Для вы­явления резервов времени нужно изучить содержание и затраты труда.

Чтобы рационально использовать рабочее время, целесообразно осуществлять предварительное планиро­вание предстоящей работы на месяц, неделю и рабочий день.

В месячный план включают постоянные управлен­ческие функции: информационную работу с врачами, составление отчета о торгово-финансовой деятельности аптеки и др., при этом необходимо учесть план меро­приятий вышестоящих организаций. В плане на неделю указывается время на работу по повышению квалифи­кации, по приему посетителей, на оперативные сове­щания.

Все служебные совещания должны заранее планиро­ваться и строго регламентироваться. На совещания не­обходимо выносить только те вопросы, которые не мо­гут быть решены в рабочем порядке. Повестки дня при­нято планировать с таким расчетом, чтобы продолжи­тельность совещания, как правило, не превышала 30 мин и лишь в особых случаях 1 ч. По каждому во­просу, который выносится на рассмотрение, должно быть заранее продумано сообщение, регламент его обсужде­ния и подготовлено четкое решение.

Рабочий день целесообразно начинать с контроля присутствия сотрудников на местах и готовности их к работе. Затем заведующий должен изучить поступив­шую корреспонденцию, уточнить содержание работы текущего дня, распределить задания между исполни­телями.

Обязательным элементом нормального трудового процесса работников управления является рациональ­ная организация делопроизводства.

Делопроизводством называют все работы с документами, которые совер­шаются в учреждениях в ходе выполнения ими своих функций. Работа с документами складывается из методов, приемов и способов обработки служебной доку­ментации.

Состояние делопроизводства в учреждениях оказывает большое влияние на различные участки: ру­ководство, регулирование производственных процессов, информацию, учет, планирование, контроль, обобщение опыта и т. д. В аптеках принята система централизо­ванного делопроизводства, при котором все входящие и исходящие документы регистрируют в одном месте.

Оперативной работе с документами способствует правильная организация документооборота. При по­строении схем документооборота особо выделяется про­хождение таких групп документов, как правительствен­ная документация; предложения, заявления и жалобы граждан, документы, адресуемые на имя руководства и вниз по подчиненности. В схемах указываются этапы прохождения документов и должностные лица, уча­ствующие в работе с ними.

Схема прохождения документов предусматривает прежде всего их предварительное рассмотрение. Затем документы регистрируют. На каждом поступившем до­кументе проставляют штамп с датой поступления. До­кументы фиксируют в специальном журнале или на карточках. Если исполнение документов подлежит контролю, то в регистрационном журнале проставляет­ся отметка «Контроль» контрастного цвета или кар­точку помещают в отдельную контрольную картотеку.

Документы группируют и систематизируют по со­держанию в дела. Вышестоящая организация утверж­дает номенклатуру дел, в которой указываются индек­сация дел, сроки их хранения.

При формировании дел необходимо:

1) правильно относить каждый документ в соответ­ствующее дело по утвержденной номенклатуре;

2) раздельно формировать дела с документами по­стоянного и временного храпения;

3) группировать в дела только исполненные и со­ответствующим образом оформленные документы;

4) группировать документы внутри дела в порядке разрешения вопроса, по алфавиту, хронологии.

При подготовке документов к последующему хране­нию и использованию должна быть составлена их опись. На документы по личному составу составляется отдель­ная опись.

В больших аптеках рабочее место заведующего ор­ганизуется в специальных кабинетах, которые должны быть связаны с залом обслуживания и всеми отделами аптеки. При оборудовании кабинета рекомендуется предусмотреть выделение 3 зон: рабочей зоны, зоны совещаний и зоны отдыха.

Для механизации управлен­ческих работ используются различные технические средства: компьютеры, оргтехника и др., для оперативности связи внутри аптеки и связи с други­ми организациями — телефоны. На рабочем месте необходимо предусмотреть размеще­ние справочно-информационной литературы и вспомо­гательного канцелярского материала.

Успешное осуществление правильного руководства коллективом работников во многом зависит от культу­ры управления. В комплекс культуры управления вхо­дят: личная культура руководителя, высокий уровень его профессиональных знаний, культура содержания ра­бочего места, культура приема посетителей, культура проведения заседаний, совещаний и собраний.

Источник: avinpharma.ru